Организовање догађаја је један од најбољих начина да представите производ или организацију, повећате свест о бренду, прикупите средства и једноставно се добро проведете. Међутим, функционише само ако је све добро организовано. Планирање и одржавање савршеног догађаја може бити тешко. Успех овог подухвата зависи од многих одвојених фактора који се морају спојити у право време. Без обзира на обим и стил догађаја, његова организација подразумева тражење идеја, израду плана, проналажење свега што ће бити од користи током акције, резервацију места, припрему сајта и сумирање резултата.
1. Држите свој план при руци
Када се одлучите за сврху догађаја, његов садржај и циљну публику, потребно је да испланирате све детаље. Требало би да саставите листу, коју можете проверити у било ком тренутку. Да бисте се припремили за догађај, сигурно ће вам требати нотес или његова електронска верзија. Запишите све што је потребно: припрему места, маркетинг, говорнике, кетеринг, материјале, осветљење, превоз и тако даље.
Не заборавите на ситнице као што су салвете или папир у штампачу. Направите неколико листа и почните са ставкама које ћете изнајмити или договорити унапред. Боље је имати неколико опција за сваку позицију. Са реалним и тачним планом при руци, моћи ћете јасно да схватите колико ће времена бити потребно за припрему. Такође, имајте на уму да што је догађај сложенији, то бисте требали почети раније.
2. Промовишите свој догађај ван мреже
Спријатељите се са промоцијом. Уочи догађаја, поставите постере и дистрибуирајте брошуре на препуним местима или пошаљите позивнице одређеним гостима. Друга опција је организовање билборда у центру града. Припремите своје материјале и промотивну робу пре великог дана. Стил предмета треба да буде добро осмишљен и директно повезан са темом догађаја. Можете контактирати дизајнера да наручите развој идеје или сами креирате дизајн. Срећом, интернет вам пружа услуге попут прављења постера или флајера, где можете пронаћи професионалне распореде и летач шаблон с да лако израдите промо материјале свих врста.
3. Извуците виртуелни простор
Ако се ваш догађај не помиње на Фејсбуку, Твиттеру, Инстаграму или ЛинкедИну, сматра се да не постоји. Требало би да поделите своје планове са својим пратиоцима и смислите незабораван и упечатљив хасхтаг. Слободно платите за огласе на друштвеним мрежама јер су и приступачни и ефикасни.
Снимите видео позивнице, објавите слике процеса припреме и поставите све што би могло да занима вашу публику. Размотрите ИоуТубе као засебну платформу за промоцију вашег догађаја. Ако се правилно користи, може бити једно од најбољих решења за друштвене мреже. Као алтернативу, направите веб страницу посвећену догађају на којој се људи могу регистровати и упознати са програмом.
4. Сигурност је у бројевима
Немојте се устручавати да делегирате одговорности, доделите задатке и једноставно тражите помоћ и учешће од других. Када је једна особа одговорна за све, то је или холивудски филм или ствари иду јако тешко. Важно је распоредити задатке међу члановима вашег тима не само током припремне фазе већ и током догађаја. Подијелите тим на основу подручја одговорности.
На пример, једна особа је одговорна за област регистрације, друга – за говорнике на састанцима, неко други – за опрему и тако даље. Свако од надлежних треба стално да надгледа своју област. Поделите план са свим учесницима како би сви знали коме треба да се обрате са одређеним проблемом.
5. Није све савршено и то је у реду
Будите спремни на ствари које неће ићи по плану. Увек постоји место за ситуације више силе, па разговарајте са својим тимом о најгорим сценаријима и осмислите план Б који се односи на сваку од њих. Нажалост, суштина таквих проблема је у томе што су спонтани и непредвидиви. Када нешто крене наопако, требало би да имате или готово решење или бар грубу идеју како да решите проблем. Препоручљиво је да се у план укључи приближно време за отклањање проблема.
6. Поглед у будућност
Након догађаја, вреди сумирати исходе. Можете слати додатна писма, анкетирати учеснике или слати е-поруке захвалности волонтерима и спонзорима. Разговарајте са својим тимом о својим резултатима, јаким странама, стварима које су људе највише импресионирале, итд. Посебну пажњу треба обратити на аспекте које је потребно побољшати, проблеме који су се појавили током догађаја и ствари које се учесницима нису допале. Циљ овог корака је да постанете бољи и учите из својих грешака.
Завршавајући
Организовање догађаја је мање-више стресно искуство. Али како год било, оно што можете добити од једног успешног догађаја лако може покрити све могуће финансијске и емоционалне трошкове. Стога, узмите у обзир горе наведене савете и наставите.