Het organiseren van een evenement is een van de beste manieren om een product of organisatie te presenteren, naamsbekendheid te vergroten, geld in te zamelen en gewoon een leuke tijd te hebben. Het werkt echter alleen als alles goed geregeld is. Het plannen en organiseren van een perfect evenement kan lastig zijn. Het succes van deze onderneming hangt af van vele afzonderlijke factoren die op het juiste moment bij elkaar moeten komen. Ongeacht de schaal en stijl van een evenement, omvat de organisatie ervan het zoeken naar ideeën, het opstellen van een plan, het vinden van alles wat nuttig kan zijn tijdens de actie, het boeken van een locatie, het voorbereiden van de site en het samenvatten van de resultaten.
Als je eenmaal hebt besloten over het doel van het evenement, de inhoud en de doelgroep, moet je alle details plannen. U dient een lijst samen te stellen, die u op elk moment kunt controleren. Om je voor te bereiden op een evenement, heb je zeker een kladblok of de elektronische versie ervan nodig. Schrijf alles op wat nodig is: locatievoorbereiding, marketing, sprekers, catering, hand-outs, verlichting, transport, enzovoort.
Vergeet kleine dingen zoals servetten of papier in een printer niet. Maak meerdere lijsten en begin met spullen die je kunt huren of regelen. Het is beter om voor elke positie meerdere opties te hebben. Met een realistisch en nauwkeurig plan bij de hand, zult u duidelijk kunnen begrijpen hoe lang het duurt om u voor te bereiden. Houd er ook rekening mee dat hoe complexer het evenement is, hoe eerder je moet beginnen.
2. Promoot je evenement offline
Maak vrienden met promotie. Plaats in aanloop naar het evenement posters en verspreid brochures op drukke plekken of verstuur uitnodigingen naar specifieke gasten. Een andere optie is het organiseren van een billboard in het stadscentrum. Leg uw hand-outs en promotionele merchandise klaar voor de grote dag. De stijl van de items moet goed doordacht zijn en direct gerelateerd zijn aan het thema van het evenement. U kunt contact opnemen met een ontwerper om de idee-ontwikkeling te bestellen of zelf een ontwerp te maken. Gelukkig biedt internet je diensten zoals een poster of flyer maker, waar u professionele lay-outs en sjablonen kunt vinden om gemakkelijk allerlei soorten promomateriaal te maken.
3. Rijd de virtuele ruimte naar buiten
Als uw evenement niet wordt vermeld op Facebook, Twitter, Instagram of LinkedIn, wordt het als niet-bestaand beschouwd. Deel je plannen met je volgers en bedenk een gedenkwaardige en veelzeggende hashtag. Voel je vrij om te betalen voor advertenties op sociale media, omdat ze zowel betaalbaar als effectief zijn. Maak video-uitnodigingen, publiceer foto's van het voorbereidingsproces en plaats alles wat uw publiek zou kunnen interesseren. Beschouw YouTube als een apart platform om je evenement te promoten. Als het correct wordt gebruikt, kan het een van de beste oplossingen voor sociale media zijn die er zijn. Als een alternatief, maak een website gewijd aan het evenement waar mensen zich kunnen inschrijven en kennis kunnen maken met het programma.
4. Er is veiligheid in cijfers
Aarzel niet om verantwoordelijkheden te delegeren, taken toe te wijzen en gewoon om hulp en deelname van anderen te vragen. Als één persoon verantwoordelijk is voor alles, is het of een Hollywood-film of gaat het heel moeilijk. Niet alleen tijdens de voorbereidingsfase maar ook tijdens het evenement is het belangrijk om de taken onder je teamleden te verdelen. Verdeel het team op basis van de verantwoordelijkheden. Zo is de een verantwoordelijk voor de inschrijfruimte, een ander – voor het ontmoeten van sprekers, iemand anders – voor de apparatuur, enzovoort. Elk van de verantwoordelijken moet constant hun eigen gebied bewaken. Deel het plan met alle deelnemers zodat iedereen weet met wie ze contact moeten opnemen over een specifiek probleem.
5. Niet alles is perfect en dat is oké
Wees voorbereid op dingen die niet volgens plan gaan. Er is altijd ruimte voor overmachtsituaties, dus praat met je team over worstcasescenario's en bedenk een plan B dat op elk van hen van toepassing is. Helaas is de essentie van dergelijke problemen dat ze spontaan en onvoorspelbaar zijn. Als er iets misgaat, moet u een kant-en-klare oplossing hebben of op zijn minst een globaal idee van hoe u het probleem moet aanpakken. Het is raadzaam om bij benadering de tijd op te nemen voor het oplossen van het probleem in het plan.
6. In de toekomst kijken
Na het evenement is het de moeite waard om de resultaten op te sommen. Je kan versturen vervolgbrieven, enquête onder de deelnemers, of bedank e-mails aan vrijwilligers en sponsors. Praat met uw team over uw resultaten, sterke punten, dingen die de meeste indruk op mensen hebben gemaakt, enzovoort. Bijzondere aandacht moet worden besteed aan aspecten die verbetering behoeven, problemen die zich tijdens het evenement hebben voorgedaan en dingen die de deelnemers niet leuk vonden. Het doel van deze stap is om beter te worden en te leren van je fouten.
Afsluiten
Het organiseren van een evenement is een min of meer stressvolle ervaring. Maar hoe het ook zij, wat u uit één succesvol evenement kunt halen, kan gemakkelijk alle mogelijke financiële en emotionele kosten dekken. Neem daarom bovenstaande tips mee en ga ervoor.
